Customer case: Vistapaint

Vistapaint en Tribe: perfecte receptuur voor efficiëntie

VISTAPAINT B.V. er en leverandør af specialmaling, spartelmasse og puds. Den hollandske virksomhed forhandler egne mærker og partnerprodukter til grossister i Benelux. Vækst, bæredygtighed og innovation er dybt indlejret i virksomhedens DNA. Det er synligt i alt: de energieffektive lokaler, serien af biobaserede produkter og også i måden, de arbejder på. I sidstnævnte spiller Tribe en afgørende rolle.

Vistapaint blev grundlagt i 1953 af Leo Reichert og er sidenhen blevet drevet af sønnerne Roderick og Lodewijk. Det er et sandt familieforetagende. Virksomheden søger konstant at vokse og lever op til den ambition: lokalerne i Voorburg blev hurtigt for små og er sidenhen blevet opgraderet til en topmoderne bygning i Nootdorp. Derfra leverer Vistapaint specialmaling til grossister i hele Benelux. Med sit fokus på nicheprodukter er teknisk konsultation også en vigtig del af det, virksomheden foretager sig.

Behov for et centralt CRM-system

Sammen med vækst kom behovet for et CRM-system. Ron Versteeg, projektleder hos Vistapaint, vejledte søgningen og implementeringen: "Indtil for omkring fire år siden havde vi ikke noget CRM-system. Ved at indsamle mange data på kundeniveau, blandt andre ting, endte disse data i forskellige mapper over det hele, lokalt på computere, i personlige indbakker og/eller i ERP-systemet. Der var ikke noget fast sted til at lagre disse data på en struktureret måde. Som følge af det havde kolleger svært ved at finde de data, de skulle bruge. Så Vistapaint havde brug for et centralt CRM-system."

Puslespilsbrikker, der blev samlet med Tribe

"Vistapaint gik derefter i gang med at se på, hvilke formål vi kunne/ville bruge sådan et CRM-system til. Der var flere samtaler med forskellige leverandører," fortsætter Ron. "Med Tribe CRM blev puslespilsbrikkerne samlet. Værktøjet tilbød mange ting, som Vistapaint havde brug for: fra registrering og sporing af kundedata, rapporter, klager og rådgivning til omfattende automatiseringsfunktioner. De månedlige udgifter var derudover meget lavere end med andre systemer, og vi klikkede godt med personerne hos efficy – hvilket ikke er irrelevant, når man laver sådan en investering."

“CRM-værktøjet tilbød mange positive funktioner: fra registrering og sporing af kundedata, rapporter, klager og vores rådgivning til kunder til omfattende automatiseringsfunktioner.”

Ron Versteeg • Projektleder hos Vistapaint

Efficiënter samenwerken

Tribe bruges af fire afdelinger hos Vistapaint: lageret, kundeservice, salgsrepræsentanter og teknologi & rådgivning (og markedsføringsafdelingen i fremtiden). “At give teknisk rådgivning er en vigtig del af arbejdet. Sælgerne besøger kunderne for at evaluere situationen, mens specialisterne på kontoret undersøger den rette løsning og anbefaler de bedst egnede produkter med den rette anvendelse på overfladen.”

Takket være Tribe er interaktionen mere effektiv. “Sælgere opretter deres besøgsrapporter for kunden i Tribe, så de kan konsulteres internt for yderligere information om den respektive kunde,” forklarer Ron. “Når en sælger har givet rådgivning til en kunde, opdateres det i systemet og tjekkes derefter af en af teknikerne på kontoret, tilpasses om nødvendigt (i samråd med sælgeren) og godkendes til sidst, hvorefter sælgeren automatisk underrettes via e-mail. Denne automatisering/forbindelse med Outlook værdsættes virkelig af sælgerne. Den betyder, de ikke længere behøver søge efter rådgivning selv og logge ind på Tribe CRM separat – de finder den rette rådgivning med blot et klik.”

“Automatiseringen af at videresende bekræftelse af rådgivning via Outlook værdsættes meget af sælgerne: de får den rette rådgivning med et enkelt klik via e-mail i Tribe CRM-systemet.”

Opfølgningen på klager og rapporter er også meget mere strømlinet nu. “Alle kan med et enkelt blik se, hvad der foregår,” siger Ron. “Det gør det ikke blot muligt for de forskellige teams at handle hurtigere og mere fokuseret – ledelsen får også en bedre forståelse for, hvordan virksomheden fungerer.” Ron selv mener, dashboardsenes fleksibilitet er et stort plus: “Takket være widgets kan du sætte dem op, præcis som du vil. Alt, jeg skal bruge, kan tilgås med et par klik. Jeg kan øjeblikkeligt se, hvem der følger op på hvilke klager, hvad status på rådgivning er, hvilke handlinger der stadig er åbne, osv. “

Involverer alle aktivt

Det fungerer så fint nu, men det var meget svært i starten, mindes Ron. "Mange ansatte mente, det var for meget arbejde. Sælgere ønskede for eksempel bare at komme ud at køre, besøge kunder og sælge. De så et CRM-system som ekstra administration og arbejde, snarere end et værktøj."

"Det er vigtigt at involvere alle aktivt i sådan et projekt lige fra starten. Ved at bruge informationsmøder voksede støtten skridt for skridt."

Ron følte derfor, at det var vigtigt at involvere alle aktivt lige fra starten. "Du er nødt til at inkludere hver enkelt afdeling, hver person i sådan et projekt. Så jeg arrangerede flere møder. Jeg viste, hvad et dashboard er, hvordan man søger, hvordan man tilføjer en kunde, opretter en klage osv. Jeg spurgte ind til alles oplevelser og så på, hvordan jeg kunne give mere klarhed. På den måde voksede støtten skridt for skridt."

Nu er selv de personer, der var spektiske i starten, overbeviste. "Jo mere systemet bruges, jo bedre det bliver fyldt, jo flere fordele får alle ud af det. Ved at bruge det effektivt opdagede flere og flere ansatte, at det faktisk er et nyttigt værktøj. Arbejdet er bare meget lettere nu, bliver jeg ved med at høre. Kundedata, rapporter, besøgsrapporter, klager… Du kan finde alt på et øjeblik i Tribe CRM-systemet. Det sparer ikke blot tid, men gør også arbejdet meget lettere og mere behageligt."

Support, opdateringer og inspiration

Når man spørger Ron, om han ville anbefale Tribe, behøver han ikke at tænke længe. "Helt bestemt! Implementeringen var meget glat, og supporten er stærk og pålidelig. Jeg er fan af systemet til kundehenvendelser: hvis nogen fra supportafdelingen er fraværende, overtager en kollega uden besvær. Det er også rart at se, at efficy fortsætter med at udvikle Tribe med regelmæssige opdateringer og funktioner, der tilføjes. Det betyder, at vi som en virksomhed kan vokse sammen med dette system."

"Der er regelmæssige opdateringer, og funktioner fortsætter med at blive tilføjet. Det betyder, at vi som en virksomhed også kan vokse med dette system."

Foruden værktøjet og supporten værdsætter Ron også de ekstra ting: "Webinarerne er et godt eksempel. Du kan se, hvordan virksomheder i meget anderledes brancher – kemiske virksomheder, bilvirksomheder, sygehuse, … – fungerer med 'Tribe'-systemet. Det er spændende at høre om de sager og lære af dem selv. Derfor er det også vigtigt, at Tribe CRM fortsætter med at blive udviklet og lave forbedringer baseret på feedback."

Yderligere ambitioner

Nu, hvor Tribe har været i brug i en række år, arbejder Vistapaint på de næste skridt. "Vi arbejder nu hårdt på et centralt PIM (Product Information Management)-system, hvori vi ønsker at integrere vores ERP-system, vores WMS (Warehouse Management System), Tribe og andre værktøjer. Det vil øge vores effektivitet yderligere."

Ron ser også mange muligheder indenfor markedsføring: "Jeg ønsker også at integrere Tribe i vores markedsføringstilgang. Alle kundedata er i CRM-systemet og er opdaterede, så det er det ideelle grundlag for at sende e-mails og nyhedsbreve. Så det er helt sikkert et aspekt, vi vil udnytte i den nære fremtid," konkluderer han.

Tribe, mere end blot en CRM-platform

Tribe er en justerbar platform, der sætter dig i kontrol, uden nogen koder overhovedet. Fra vores plug-and-play implementering til en personlig arbejdsplads, Tribe tilpasser sig behovene hos dine teams indenfor salg, markedsføring og kundeservice.

Udforsk Tribe