Customer case: OfficeFit

OfficeFit oplever international vækst med struktureret CRM-tilgang

OfficeFit står i dag som en førende innovator inden for ergonomiske løsninger til arbejdspladsen samt sundhedsteknologi. Under ledelse af ejer og direktør Kristian Bjerg har den danske virksomhed udviklet sig fra traditionel møbelleverandør til en teknologidreven SaaS-virksomhed med internationale kunder og ambitiøse vækstplaner. Virksomheden arbejder målrettet med forebyggelse som det centrale element i deres tilgang.

Vision og succeser

Denne succes er ikke kommet af sig selv. OfficeFit har opbygget stærke partnerskaber med Aalborg Universitet og udviklet GetUp-platformen, som er en sundhedsteknologi, der både retter sig mod virksomheder og understøtter kommuner i livsstilsforløb for borgere. "Lanceringen af vores nye teknologi, GetUp, som vi har arbejdet på og udviklet sammen med Aalborg Universitet, Health & Science Technology" er en af virksomhedens største succeser, fortæller Kristian.

Virksomheden har også gennemført et succesfuldt forskningsprojekt i Norge og er lige ved at lande investorer til den videre vækstrejse. Bjerg beskriver det nye marked således: "Vi er lykkedes med faktisk at komme ind og understøtte kommunerne i livsstilsforløb med borgere, som har haft store gevinster af vores teknologi."

Men som så mange andre voksende virksomheder opdagede OfficeFit hurtigt, at teknologisk innovation alene ikke er nok. Administrative processer og datastruktur skal følge med.

“Når jeg skal lave bestyrelsesrapporter og bankrapporter, brugte jeg før en hel dag på det. Nu bruger jeg en time.”

Kristian Bjerg • Ejer og direktør hos OfficeFit

Udfordringen OfficeFit skulle løse

Med 21 ansatte og internationale kunder blev de administrative processer en kritisk flaskehals. Som Kristian forklarer, var det på dette tidspunkt, at “beslutningen blev taget, da vi skulle til at få styr på hele vores datagrundlag, så vi kunne arbejde mere struktureret i takt med vores vækst.”

Problemet var velkendt: Excel-ark spredt ud over afdelinger, ingen central datakilde og manglende overblik over salgsprocesser. For en virksomhed med internationale ambitioner var situationen blevet uholdbar. Denne udfordring førte Kristian til at søge en grundig og videnskabelig løsning på problemet.

Valg af WebCRM og implementeringsrejsen

Kristian valgte en videnskabelig tilgang og etablerede et samarbejde med studerende fra Aalborg og Aarhus Universiteter. Som han fortæller: “Vi arrangerede et forløb sammen med studerende fra Aalborg og Aarhus Universitet, der skulle hjælpe med at analysere vores arbejdsgange, og hvordan de kunne digitaliseres.”

Denne analyse over seks måneder blev afgørende for valget. De interviewede således medarbejdere og hjalp med at strømline hele salgsprocessen og opfyldningsprocessen, inden de identificerede det rette system til at løse opgaverne. “Men der var ingen tvivl om, at det var WebCRM, vi ville gå med,” siger direktøren. Han fremhæver især fleksibiliteten som den afgørende faktor: “Det, der tiltalte os mest, var muligheden for selv at kunne tilpasse systemet. Hos andre leverandører krævede ændringer dyre konsulenttimer.”

Implementeringen blev planlagt lige så omhyggeligt som analysen. De medarbejdere, som havde siddet med i arbejdsgruppen, var nemlig også dem, der blev superbrugere gennem kurser hos WebCRM i Fredericia. Kristian satte samtidig en klar retning for hele organisationen: “Alle skulle være med, og alle skulle bruge systemet. Hvis det ikke står i WebCRM, så eksisterer det ikke.”

Denne kulturelle tilgang sikrede bred organisatorisk accept og blev nøglen til implementeringens succes.

Værdi leveret og resultater

Resultaterne kom hurtigt og var målbare. Den mest markante gevinst er tidsbesparelsen i ledelsesrapportering. "Før skulle jeg trække data ud og ind i Excel. Det er fuldautomatiseret i dag. Når jeg skal lave bestyrelsesrapporter og bankrapporter, brugte jeg før en hel dag på det. Nu bruger jeg en time," forklarer Bjerg.

WebCRM's aktivitetsmodul har også skabt operationel fleksibilitet. Hvis en medarbejder er syg, kan kollegaer hurtigt overtage og hjælpe hinanden, fordi alt kører som aktiviteter i systemet. Som leder har Kristian derfor fået et værktøj til proaktiv personaleledelse, hvor han kan se, om medarbejdere er mere belastet end andre og træffe beslutninger om aflastning.

Disse forbedringer har ikke kun optimeret den daglige drift, men også skabt fundamentet for OfficeFits næste vækstfase.

Strategiske næste skridt

Med en solid CRM-platform på plads kan OfficeFit nu fokusere på internationale vækstmuligheder. Kristian forklarer: "Det næste 1-1 ½ års tid, går på at styrke vores position på det danske marked, og så ligger der en strategi for en internationalisering i de nære markeder, der hedder Norge, Sverige, Tyskland og Holland."

WebCRM skal spille en central rolle i denne vækst, særligt inden for customer success. Som Kristian siger, "Der kigger vi ind på, hvordan kan det struktureres i processer også i WebCRM, så hele kunderejsen køres igennem WebCRM."

For andre virksomheder, der overvejer lignende investeringer, har Kristian et klart råd: "Jeg kan slet ikke forstå, at man ikke har det. Mit råd er: kom i gang, og kom i gang i god tid."

For ham er fleksibilitet det vigtigste: "Det er fleksibelt. Og det er den fleksibilitet, som jeg synes, der er helt fantastisk med WebCRM."

Som Kristian Bjerg afslutter med at sige: "Vi er bare mega glade for samarbejdet."

Vil I opleve resultaterne af WebCRM i jeres virksomhed? Så tag kontakt til vores salgsteam for at høre mere om, hvordan vi kan understøtte jeres virksomheds vækst.